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 新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業が営業時間の短縮や臨時休業、在宅勤務などを余儀なくされています。

 

 

一日も早く事態が収束し、通常営業に戻る日が来ることを願いますが、仕事量が減る中で社員ができることはないかと考えてることと思います。

 

 

そんな中おすすめなのが、社内にある機密文書や個人情報が入っている重要書類を整理・処分することです。

 

 

弊社は業界に先駆けて2003年から機密文書処理サービスを始めました。

今でこそ宅配会社や物流会社、オフィス機器メーカーが機密文書処理を新事業として手がけることが増えていますが、紙や文書廃棄の専門知識を持ち、収集運搬から処分まで自社で完結するシステムとノウハウを持っている弊社とは一線を画します。

 

 

2003年と言えば、個人情報保護法が施行され、個人情報というものが世の中で少しずつ認知され始め、その後インターネットとグローバル化の進展により企業も個人情報が入った文書(情報資産)の管理が厳しく求められるようになってきました。

 

 

最近では、個人のお客様からの依頼も非常に増えています。

 

退職後に不要になった書類、社会保険や年金関係書類、通帳や領収書、日記帳や手帳など
人生で大切な書類を処分したいという思いがあってのことでしょう。

 

 

文書管理の実情を言えば、大企業であっても、文書に蜘蛛の巣やカビが生えた状態で長期間保管していたり、誰にでもアクセスできる場所に重要な書類が無造作に置かれているといったイタイ事例が多々あります。

 

担当者が異動になることで文書管理がずさんだったり、そもそもきちんと管理する担当者が不在の会社もあります。

 

企業の規模を問わず、文書管理・文書廃棄をしっかりやっている会社というのは、社員の皆さんもエネルギッシュでキビキビと動き、業績も良い傾向があるように思えます。

 

「なぜ?」

 

と思われるでしょうか?

 

 

 

「たかが文書を捨てるだけで会社が変われば苦労はしないよ。」

 

そんな風に思われるでしょうか?

 

 

 

 

2014年7月に通信教育最大手のベネッセで通信講座「進研ゼミ」を利用した子供や保護者の情報が約2,300万件流出した事件を覚えていますか?

 

業務委託先の従業員が約3,500万件の顧客情報を持ち出し、名簿業者に売却してしまった事件です。

 

 

ベネッセは対象者におわびとして500円分の金券を送りました。顧客らが複数の集団訴訟を起こし、1万人以上が原告となっています。

 

東京高裁は2020年3月25日、計622人に対し、1人当たり3,300円を支払うようベネッセ側に命じましたた。総額は約200万円になります。

 

 

裁判長は「情報が流出したことで私生活上の不安や失望感を生じさせた」と指摘し、請求を棄却した一審を取り消すなどしました。

 

原告側は金額を不服として上告を検討中です。ベネッセが負担する金額としては大したものではありませんが、2014年に起こした事故が未だに解決しておらず、社会への信用を失墜してしまいました。

 

 

 

インターネット社会になり、情報が企業にとって重要な資源となりました。

 

その情報が紙の媒体に記録されたものが文書です。

 

 

一般企業であれば、顧客管理データ、人事労務関連資料、営業計画や財務諸表、IR文書などが機密文書にあたります。

 

医療・介護関係者なら、カルテ、入院記録、介護記録など、
学校関係者なら、パンフレット、入試要項、試験問題、解答用紙、シラバス、論文草稿など。

 

さらに、個人であれば日記や領収書の他に、転職時や退職時に処分したい文書類があると思います。

 

 

文書というものは、企業であれば利害関係者にとっての「共通言語」です。

 

別の表現をすれば、企業の文化や思想、戦略を事業活動へ具体化、細分化していった結晶物とも言えます。

 

 

これら文書が社内に溜まり続けるとどうなるでしょうか?

文書が適切に保管・処分出来ていない会社は、「情報肥満体質」な会社と言えます。

使用していない情報が雪だるま式に増え続けることで、ビジネスを整理する力や戦略を立てる力、もっと言えば思考する力が知らず知らずの内に衰えているのです。

 

 

経営者の仕事は選択と決断とも言われますが、そもそも必要な情報の量と質が足りていないことが多いのです。

 

過去の情報を探すのに時間をかけたりすることもあるかもしれませんが、1ヶ月間使用していない情報であれば、その価値はほとんどないと言っていいでしょう。

 

 

予期せぬ事が頻繁に起きる今日では、過去の情報をもとにした経営ではスピード感も落ち、どうしてもフォロワー的な対応を強いられます。

 

 

もちろん過去の情報でも役に立つものもありますが、それはそのまま文書として保管するというより、その情報の概念、要点、方針などに昇華させてまとめておけば良いのです。

 

 

 

差別化をしなければ生き残れないと分かりつつも、多くの企業が目の前の課題に対応することで一杯一杯かもしれません。

 

新しい事業アイデアを考えようにも、なかなか考える時間がない(本当は、考える方法を知らない)。理想は、会社の戦略や事業コンセプトを考えたいと思いますが、抽象的なことをいきなり考えるのは慣れていないとなかなかできません。

 

 

ですから、まずは、すぐに出来て事業活動の具体的な成果物である機密文書をマネジメントすることから始めてみませんか、ということです。

 

 

「捨てる」をマネジメントすることから、新しい知(血)が企業に入り込むのです。

Posted by 奥富 宏幸 at 16:52 |  | この記事のURL | コメント (0) | トラックバック (0)

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