「文書管理はこれからの経営に欠かせない」

 

 

新型コロナウイルスの感染拡大により、リモートワークを推進する企業も増えています。

 

 

契約書などを電子化するメリットはテレワークの促進だけでなく、膨大な文書の保管にかける様々なコストとリスクの削減にもつながります。

 

 

クラウド上に電子データを持つことで、火災や災害時にも備えることができますし、契約書の改ざんなどの不正も防止し紙よりも安全になります。

 

一方で、請求書などの発送や取引先から郵送される文書の整理作業に追われ、リモートワークがなかなか進まないという声も聞きます。

 

 

多くの企業が仕事量が減る中で収束後に向けて何かできることはないかと考えてることと思います。

 

そんな中おすすめなのが、社内にある文書を整理し、機密文書や個人情報が入っている重要書類を処分することです。

 

 

経営学者のドラッカーも、

 

「集中における第一の原則は、生産的でなくなった過去のものを捨てることである。」

 

「まさに廃棄は、資源を解放し、古いものに代わるべき新しいものの探求を刺激するがゆえに、イノベーションの鍵である。」

 

と言っています。

 

 

 

インターネット社会になり、情報が企業にとって重要な資源となりました。

その情報が紙媒体に記録されたものが「文書」です。

電子媒体に記録されたものがデータです。

 

 

文書というものは企業にとっての「共通言語」、別の表現をすれば、企業の文化や思想、戦略を事業活動へ具体化、細分化していった結晶物とも言えます。

 

これら文書が社内に溜まり続けるとどうなるでしょうか？

 

文書が適切に保管・処分出来ていない会社は、「情報肥満体質」な会社。

 

使用していない情報が雪だるま式に増え続けることで、ビジネスを構想する力、もっと言えば思考する力が知らず知らずの内に衰えているのです。

 

 

 

経営者の仕事は選択と決断とも言われますが、そもそも必要な情報の量と質が足りていないことが多いのです。過去の情報を探すのに時間をかけたりすることもあるかもしれませんが、現代社会では3ヶ月間使用していない情報であれば、その価値はほとんどないと言っていいでしょう。

 

「捨てる」をマネジメントすることから、新しい知（血）が企業に入り込む。

まさに、「紙（神）は細部に宿る」ということです。

 

 

リモートワークを推進していくには紙・ハンコ文化からの脱却が必要ですが、そのためには社内意識改革、業務プロセスの再構築、システム整備が必要になります。

 

 

やることがたくさんあり、どこから、何から始めて良いか分からない中小企業経営者もいらっしゃると思います。

 

 

そこで、まずは、文書管理・機密文書の廃棄について考えてみませんか？

 

 

文書管理を行うと、実は働き方改革の推進にもつながります。

 

 

なぜか？

 

文書管理の属人化を避け、社内の情報共有と意思疎通がスムーズになります。
文書の作成、編集、保存、廃棄などをルール化し、業務の無駄がなくなります。
迅速な意思決定や業務の効率化を進むことで、生産性も高まります。

 

何よりも、事務所や工場がきれいになり、気持ち良くなります。

 

 

リモートワーク、働き方改革、業務のデジタル化、SDGsを活用した組織作りを目指す企業様は、弊社をディスカッションパートナーとしてぜひご活用下さい。

Posted by 奥富　宏幸 at 16:07 ｜ コンサルティング ｜ この記事のURL ｜ コメント (0) ｜ トラックバック (0)